GDPR tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelystä Cervin asiakasrekisterissä vastaa

Cervi Talotekniikka Oy (Y-tunnus: 2607385-7)
Lampputie 4
00750 Helsinki

Tietosuojavastaava: Minna Fagerlund

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Cervin asiakasrekisterissä ylläpidetään tietoja yrityksistä, jotka ovat Cervin asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita tai jotka ovat toimittaneet Cerville yhteystietonsa jostain muusta syystä. Järjestelmässä ylläpidetään yrityksiä koskevien tietojen lisäksi tietoja yritysten yhteyshenkilöistä, sekä yksityishenkilöistä, mikäli heillä on asiakkuus Cervin kanssa tai he ovat Cervin henkilökuntaa tai työnhakijoita.

Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Cervin asiakasrekisteri sisältää Cervin asiakasyritysten yhteyshenkilöistä ja ammatinharjoittajista sekä potentiaalisista asiakkaista seuraavia tietoja:

  • yhteyshenkilön tunniste/asiakasnumero (yksilöi yhteyshenkilön)
  • etunimi ja sukunimi
  • rooli ja/tai asema yrityksessä
  • yrityksen nimi ja y-tunnus
  • yrityksen osoite
  • kotiosoite, jos yksityisasiakas (nuohous tms. omakotitalot)
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • palvelujen ostamiseen liittyvä tieto
  • mahdolliset kiinnostuksen kohteet

Henkilöstön ja rekrytoinnin osalta lisäksi, (SYMPA):

  • sosiaaliturvatunnus
  • kotiosoite
  • lähiomainen ja puhelinnumero
  • puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • palkkatiedot
  • veronumero
  • koulutus/osaaminen
  • hakemukset (rekrytointi)

Käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste

Asiakkaat

  • toimeksiantoihin liittyvää yhteydenpito
  • laskutus
  • tiedotus
  • markkinointi, kuten uutiskirjeen, kutsujen tai muiden markkinointiviestien kohdentaminen
  • markkinatutkimukset
  • Cervin toimintojen ja palvelujen kehittäminen ja ylläpito
  • asiakastuki ja neuvonta
  • myyntitoiminnot ja kontaktien hallinta, kuten tapaamisten järjestäminen
  • asiakasraportointi

Henkilöstö

  • palkanmaksu
  • sisäinen viestintä

Tietoja voidaan käsitellä myös koulutusta, laaduntarkkailua, turvallisuutta sekä tilastointia varten. Tietojen käsittelyn perusteena on Cervin lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen (esimerkiksi kirjanpitolaki), asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen tai Cervin oikeutettu etu (esimerkiksi markkinointi, asiakaskyselyt, palvelukehitys ja tilastointi).

Henkilötietojen luovutus

Asiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta yrityksestä. Henkilöstön osalta tietoja luovutetaan Valjas Servicelle palkan maksua varten. Rekrytoinnin osalta rekrytointiprosessiin osallistuville toimihenkilöille.

Henkilötietojen käsittelijät ja käsittelyn rajoittaminen

Hallintaoikeudet järjestelmiin, jossa käsitellään henkilötietoja ovat seuraavilla henkilöillä:

  • Sympa HR: Minna Fagerlund
  • Insightly CRM: Karl Jensen
  • Netvisor Talous: Minna Fagerlund, Paula Asikainen ja Valjas Services

Edellä mainittuihin järjestelmiin löytyy järjestelmätoimittajilta omat tietosuojaselosteet. Järjestelmien roolituksen avulla annetaan muille henkilölle hänelle kulloinkin kuuluvat oikeudet. Asiakastyöskentelyssä ja markkinoinnissa toimivilla henkilöillä on pääsy CRM järjestelmään omien työtehtäviensä mahdollistamiseksi sen toimiessa asiakastietojen Master Data järjestelmänä. Henkilöstön osalta esimiehet näkevät vain asentajien/alaistensa tietoja. Muut henkilökunnasta näkevät vain omat tietonsa.

Tietojen säilytys, tarkastus ja poistaminen

Käsittelemme asiakkaitamme koskevia tietoja niin pitkään kuin se on tarpeellista sovittujen asioiden toteuttamiseksi. Tietojen säilytysaika riippuu siitä, mihin niitä on alun perin tarvittu: esimerkiksi lainsäädännön perusteella meillä on velvollisuus säilyttää määrätty aika tiettyjä tietoja, kuten laskutustietoja.

Jos havaitset virheellistä tai vanhentunutta tietoa käsittelemissämme henkilötiedoissa, pyydämme sinua korjaamaan tiedot asiakaspalvelumme kautta. Ajantasaisten asiakastietojesi avulla voimme tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua. Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta käsittelemme. Sinulla on myös oikeus pyytää sellaisten tietojen poistamista, joiden käsittely ei ole enää tarpeen. Teemme parhaamme poistaaksemme tällaiset tiedot automaattisesti, mutta jos syystä tai toisesta havaitset meidän käsittelevän vanhentuneita tai tarpeettomia tietojasi, voit olla yhteydessä meihin tällä lomakkeella (pdf).

Evästeet eli cookiet

Verkkosivumme ja -palvelut pohjautuvat evästeinä (engl. cookies) tunnettuun tekniikkaan, jota käytämme sivustollamme. Evästeet ovat pieniä käyttäjäkohtaisia tekstitiedostoja, jotka tallentuvat verkkoselaimeesi. Palvelin voi myöhemmin lukea selaimeesi asetetun evästeen ja näin selaimesi voidaan tunnistaa aiemmin sivuillamme käyneeksi. Näin saat parhaan mahdollisen käyttökokemuksen sivustoillamme.

Evästeiden avulla voimme myös kerätä tietoa mm. sivustoillamme vierailevien käyttäjien päätelaitteista, selaimesta sekä kiinnostuksen kohteista. Kerättyä tietoa voidaan käyttää analytiikkaan, käyttökokemuksen parantamiseen ja markkinoinnin kohdistamiseen. Pyrimme tarjoamaan sinulle kohdennettua sisältöä, jotta käyttökokemuksesi olisi mahdollisimman sujuva.

Käytämme sekä omia että kolmansien osapuolten evästeitä. Kolmansien osapuolten evästeistä käytämme esimerkiksi Facebookin, Google Analyticsin ja Mailchimpin evästeitä.

Seuraamme lähettämiemme sähköpostiemme toimivuutta ja haluamme varmistaa, että saat meiltä vain sinulle kiinnostavaa viestintää. Tästä syystä saatamme käyttää evästeitä myös sähköposteissa. Se tarkoittaa, että voimme seurata, mitä sähköposteja olemme lähettäneet sinulle, ja yhdistää tiedon asiakastietoihisi.

Voit kieltää evästeiden käyttämisen selaimesi asetuksista, jolloin menetät mahdollisesti osan käyttökokemuksestasi. Jos kiellät evästeiden käytön, verkkosivumme voivat hidastua tai joidenkin niiden ominaisuuksien käyttö voi estyä. Tällöin myös mahdollisuutemme palveluidemme kehittämiseen käyttömieltymystesi perusteella vaikeutuu, emmekä myöskään voi tarjota sinulle suunnattuja mainoksia verkkosivuilla.

Bureau veritas

bureau veritas